KRZ startet Pilotprojekt ‘Elternbeiträge online’ am Netz

Kreis-Minden-Lübbecke/Kreis-Lippe(mr/krz). Auch Eltern können jetzt das E-Governmentportal des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe (krz) für die KITA-Verwaltung nutzen. Nachdem seit Anfang April schon die Kindertageseinrichtungen und Träger im Zuständigkeitsbereich des Verbandsmitgliedes Kreis Lippe Anmeldungen und Änderungsmitteilungen komplett elektronisch an die Verwaltung übermitteln können, steht nun auch das Bürgerkonto für die Abgabe von Erklä-rungen von Seiten der Bürger bereit.

Nachweise für das aktuelle Jahr nicht mehr nötig

Im Kreis Lippe starten nun das Projekt "Elternbeiträge-Online" des krz Foto: krz
Im Kreis Lippe starten nun das Projekt “Elternbeiträge-Online” des krz Foto: krz

Aufgrund der Meldung der Einrichtungen erhalten die Eltern eine Aufforderung, das Jahreseinkommen für das laufende Jahr im Rahmen einer Selbsteinschätzung anzugeben. Bei der Neukonzeption der Abläufe wurde unter dem Aspekt der Prozessoptimierung dieser Schritt zwingend erforderlich. Nachweise für das aktuelle Jahr sind nicht mehr nötig, da das Jahreseinkommen erst am Ende eines Jahres feststeht. Die Elternbeiträge werden aufgrund der er-klärten Selbsteinschätzung vorläufig festgesetzt. Die für die Prüfung der Nachweise sonst anfallende Zeit steht dadurch den Mitarbeitern für die Einkommensüberprüfung sämtlicher Fälle des jeweiligen Vorjahres zur Verfügung.

Einmalige Registrierung erforderlich

Um diese Selbsteinschätzung digital abzugeben, haben Eltern die Möglichkeit, sich einmalig für das neue Bürgerportal zu registrieren und so einen elektronischen Zugang für die Kommunikation mit dem Kreis Lippe zu eröffnen. Dabei kann die eID-Funktion des neuen Personalausweises (nPA) genutzt oder die Registrierung durch manuelle Eingabe der erforderlichen Daten durchgeführt werden. Mit dem nPA wird sofort ein höheres Vertrauensniveau erreicht, so steht für die Nutzer die integrierte Dokumentenansicht sofort zur Verfügung. Die Dokumentenansicht ist neben dem Status der aktuellen und historischen Anliegen der Bereich des Bürgerkontos, in dem die Dokumente aufgelistet und angezeigt werden. Von hier aus erfolgt auch die Bescheidzustellung bei Wahl des Bürgerkontos als bevorzugter Weg. Der bevorzugte elektronische ‘Rückkanal’ wird ebenfalls festgelegt, hier stehen das Bürgerkonto selbst oder der E-Postbrief für die Eltern zur Auswahl.

“Intelligentes Onlineformular” erleichtert Angaben

Die Selbsteinschätzung erfolgt per „intelligentem“ Onlineformular, d.h. dieses ist bereits mit den Daten aus der Registrierung versehen, es müssen daher nur die für die persönlichen Verhältnisse erforderlichen Eingaben ergänzt werden. Für relevante Postleitzahlen, Orte und Straßen des Kreisgebietes stehen Ausfüllhilfen zur Verfügung, ebenso wurde großer Wert auf eine barrierearme Umsetzung gelegt. Vor dem Absenden der Daten werden diese auf formel-le Fehler geprüft, so können nur valide Daten übermittelt werden. Die Dateneingabe und -übermittlung erfolgt verschlüsselt. Im Bürgerkonto haben Onlinenutzer jederzeit Überblick über den Bearbeitungsstatus.

Für die Weiterverarbeitung im Fachamt gelangen die abgegebenen Erklärungen ohne Zeitverzug direkt in die Aufgabenliste der Sachbearbeiter der Kreisverwaltung. Diese berechnen Zu- und Abschläge, generieren den digitalen ‘Schlagstreifen’ und übernehmen die Daten ins Fachverfahren. Natürlich können die Eltern auch den zugesandten Papiervordruck für die Meldung nutzen und diesen ausgefüllt auf dem Postweg an die Verwaltung schicken. Die Vordrucke sind per QR-Code personalisiert, werden so im Scanprozess maschinell zugeord-net und können daher verwaltungsintern auf den gleichen Wegen verarbeitet werden.

Über das krz-Outputmanagement wird im nächsten Schritt der vorläufige Bescheid für die El-tern auf dem gewählten Rückkanal elektronisch zur Verfügung gestellt oder im Druck- und Kuvertierzentrum des krz postoptimiert ausgedruckt.
Sämtliche Dokumente werden in elektronischen Fachakten abgelegt, über das Portal können die Sachbearbeiter übergreifend in Prozessen und Dokumenten nach Namen recherchieren. Für die detaillierte Suche steht das ceyoniq-Produkt nscale-Desktop zur Verfügung. So kön-nen auch im Vertretungsfall alle Sachbearbeiterinnen des Fachbereichs umfänglich Auskunft erteilen.

Selbstadministration durch die Onlinenutzer

Für die Onlinenutzer stehen diverse Selfservices zur Verfügung wie Kontodatenänderung, Aktualisierung mit Daten eines neuen nPA oder das Hinzufügen eines nPA zu einem bestehen-den Bürgerkonto. Das Führen des Bürgerkontos obliegt dem krz. Für diese Dienstleistung hatte die Vergabestelle für Berechtigungszertifikate dem krz als kommunalem Zweckverband schon vor einiger Zeit ein ‘Sammelzertifikat’ für das Auslesen der nPA-Daten für Verbands-mitglieder genehmigt.

Mit der Anwendung ‘Elternbeiträge Online’ ist es erstmals möglich, alle für die vorläufige Festsetzung der Elternbeiträge erforderlichen Schritte von der Meldung der Kindertageseinrichtung bis hin zur Zustellung des Bescheids und Abbuchung komplett elektronisch abzuwickeln. Es ist die erste Anwendung innerhalb des Verbandsgebiets, die die eID-Funktion des neuen Personalausweises nutzt.
Neben dem Rollout bei weiteren Kunden sind Erweiterung für die Abgabe von Änderungsmitteilungen und Einkommensnachweisen, geplant sowie die Etablierung von Online-Services für andere Fachbereiche.

Das Bürgerkonto mit dem Service ‘Elternbeiträge Online’ kann auch für die Festsetzung von Elternbeiträgen zur Offenen Ganztagsschule

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