Stemwede und Hille bauen auf Facility Management

Stemwede/Hille(mr/kr). Wie bekomme ich eine bessere Übersicht über die Gebäude und Liegenschaften meiner Gemeinde? Wie kann ich Schließpläne erstellen, die Vergabe der Schlüssel überblicken und die Belegung von Büroflächen planen? Antworten auf diese und weitere Fragen bekommt die Gemeinde Stemwede zukünftig unter Zuhilfenahme der Facility Management-Softwarelösung ConjectFM. Hersteller ist die Conject AG, die über 40.000 Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen weltweit mit seinen Softwareprodukten versorgt.

Das kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) betreibt das Verfahren Con-jectFM zentral in seinem Rechenzentrum in Lemgo und stellt es seinen Kunden als ASP-Lösung über Citrix-Verbindungen zur Verfügung. Manueller Einrichtungsaufwand vor Ort bei den Kom-munen ist daher nicht notwendig. Das krz ist zusätzlich Ansprechpartner der Anwender für Fragen rund um die Bedienung und Einrichtung der Software.

Neben dem Projektstart von Stemwede hat die Gemeinde Hille mit einer Erprobungsphase des ConjectFM begonnen. Durch die Beauftragung eines Dienstleisters lässt die Gemeinde zurzeit die notwendigen Daten über die einzelnen Liegenschaften neu erheben. Im Rahmen eines ge-meinsamen Workshops mit den Verfahrensbetreuern des krz und Mitarbeitern der Gemeinde Hille wurden Importvorlagen erarbeitet, die das Einspielen der einzelnen aufgenommenen Daten in die Facility Management-Anwendung für die Gebäudeverwaltung enorm erleichtert. Die Gemeinde Hille plant weiterhin, mithilfe ConjectFM auch alle Anlagen zu erfassen, die regelmäßigen Wartungs- und Prüfterminen unterliegen.

So hat man zukünftig zum Beispiel für die einzelnen Heizungs- und Klimaanlagen der öffentlichen Gebäude stets einen Überblick über die anstehenden Prüftermine. Einsparungseffekte durch das Zusammenlegen von Wartungsaufträgen mehrerer Anlagen sind damit einfacher zu erreichen. Positiv zu erwähnen ist weiterhin, dass im Sinne der Betreiberverantwortung alle Wartungs-Prüfergebnisse im System nachvollziehbar dokumentiert sind und dadurch den gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen werden kann.

Das ConjectFM besteht aus verschiedenen Modulen und kann je nach Bedarf nach und nach erweitert werden. Das Flächenmanagement-Modul bietet sich als „Start-Projekt“ an, weitere Teilbereiche bauen darauf auf. Module für das Reinigungsmanagement, Energiemanagement, Störungsmanagement für die effiziente Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbei-ten, ein Schlüsselverwaltungsmodul sowie eine Applikation für die Erzeugung von Flucht- und Rettungsplänen sind nur einige von weiteren nützlichen Einsatzmöglichkeiten.

Direkte Verbindungen zum Finanzwesen der Kommunen machen das Arbeiten mit ConjectFM besonders effektiv: Mithilfe der vom krz etablierten Finanzworkflow-Anwendung über Metastorm BPM ist es möglich, Informationen zu den einzelnen Gebäudekosten sowie -erträgen stets aktu-ell und buchungsgenau über eine Schnittstelle im ConjectFM abgebildet zu bekommen.

Die Finanzdaten sind daher immer auf dem neuesten Stand und müssen nicht mehr zusätzlich manuell erfasst werden. Aufgrund der Bündelung aller relevanten Informationen und des zentralen Zugriffs erreicht man eine durchgehende Datenaktualität, schnellere Nebenkostenabrechnungen, effizientere Kosten-überwachung einzelner Liegenschaften, Kostenreduzierung bei der Informationsbeschaffung und Bereitstellung und daraus folglich mehr Transparenz in der gesamten Gebäudeverwaltung.

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